Managementassistent

Werk je graag in een dynamische omgeving waar geen dag hetzelfde is? En zie jij het als jouw missie om alles soepel te laten verlopen voor je collega’s? Dan is deze functie als managementassistent bij de gemeente Gouda precies wat je zoekt!

Wat ga je doen?

Als managementassistent ben jij de steun en toeverlaat van afdelingshoofden, teamleiders en medewerkers. Je werkt in een hecht team waarin iedereen een of meerdere afdelingen ondersteunt. Samen zorgen jullie ervoor dat alles achter de schermen op rolletjes loopt. Door wekelijks kort af te stemmen met je collega’s, weet je precies wat er speelt en waar je elkaar kunt versterken.

Je werkzaamheden op een rijtje:

• Je ondersteunt je afdelingshoofd op proactieve wijze en bewaakt de planning en prioriteiten.
• Je plant proactief bijeenkomsten en (digitale) vergaderingen binnen de afdeling.
• Je maakt en bewaakt (complexe) afspraken in de agenda van het afdelingshoofd, de collegeleden en andere medewerkers. 
• Je verwerkt inkomende en uitgaande post en mail voor de afdeling.
• Je notuleert het wekelijkse MT-overleg van een directeur of afdelingshoofd en incidenteel andere overleggen binnen de organisatie.

Met wie ga je werken?

Je komt terecht in de afdeling Bestuur- en Managementondersteuning (BMO): een club met managementassistenten, bestuursondersteuners, communicatieadviseurs, strategisch adviseurs, coördinatoren en nog veel meer collega’s die samen werken aan goede ondersteuning van bestuur en organisatie.

Naast intern contact met collega’s uit allerlei teams, heb je ook regelmatig contact met mensen buiten de organisatie – van sollicitanten tot ondernemers in de stad of relaties bij andere gemeentes of organisaties.

Waarom past deze functie bij jou?

Je houdt van afwisseling, pakt makkelijk het overzicht en schakelt moeiteloos tussen verschillende werkzaamheden en mensen. Anderen kunnen altijd op je rekenen: jij zorgt ervoor dat dingen geregeld zijn. Je werkt in een enthousiast team, waar iedereen voor elkaar klaarstaat en de samenwerking soepel verloopt.

Wat zegt je collega?

“Kom werken bij de gemeente Gouda – het was voor mij echt de beste beslissing ooit. Geen dag is hetzelfde. Je schakelt met allerlei collega’s, plant vergaderingen met wethouders en de burgemeester, organiseert een Sinterklaasfeest of regelt het afscheid van een collega. Je ondersteunt de directeur, afdelingshoofden en het team. Zie ik je binnenkort bij een kop koffie?”

Wat heb jij in huis?

Je bent servicegericht en weet dankzij jouw communicatieve vaardigheden de directeur en het afdelingshoofd goed te ondersteunen. Daarnaast ben je flexibel, stressbestendig en je stroopt graag je mouwen op. Met jou aan boord is het altijd goed geregeld. Je bent de solide factor die alle spreekwoordelijke ballen in de lucht houdt. 

Verder herken je jezelf in de onderstaande punten:

• Een MBO werk- en denkniveau. 
• Relevante werkervaring waaruit blijkt dat je kan plannen en organiseren. Bijvoorbeeld als managementassistent, eventmanager of office manager.
• Een collegiale instelling: je helpt een ander graag waar het kan of je neemt soepel taken over als je collega ziek is.
• Je vindt het leuk om zo nu en dan te ondersteunen bij evenementen, zoals het kerfstfeest voor onze collega’s, de verkiezingen of bij ons jaarlijkse evenement Gouda bij Kaarslicht. 
• Het is een pré als je ervaring hebt met Outlook, iBabs, Teams en Validsign. 

Werkervaring binnen een gemeente of andere overheidsinstelling mag wel maar is zeker geen eis. We kijken naar wie je bent en wat je kunt. Wij zijn nieuwsgierig naar wat je toe komt voegen aan ons team en kijken uit naar je sollicitatie.

Dit bieden wij:

Gouda is van oudsher de stad van kaas en stroopwafels. Smaakvol en divers! Een leuke, middelgrote stad met grootstedelijke uitdagingen; want Gouda ontwikkelt zich volop. De komende jaren staat er nog veel te gebeuren. Daarom zijn we ook zoek naar #smaakmakers, want jouw ideeën en kennis kunnen we goed gebruiken! Welke smaak voeg jij toe aan Gouda? 

Wat bieden wij naast smaak? 

• Als je werk het toelaat behoort hybride werken tot de mogelijkheden, waarbij we een goede werk-privé balans centraal stellen;
• Ons Huis van de Stad met #smaakvol bedrijfsrestaurant en pal naast het treinstation;
• Goede ICT voorzieningen met o.a. een keuze in smartphones die je voor werk en privé mag gebruiken; 
• Een duurzame reiskostenvergoeding waarbij we stimuleren om op een duurzame manier naar kantoor te reizen;
• Platte organisatie met veel ruimte voor eigen inbreng;
• Een individueel keuzebudget van 17,05 %, inzetbaar voor bijvoorbeeld een opleiding, extra salaris of verlof;
• Een eigen ontwikkelbudget om jouw persoonlijke ontwikkeling te stimuleren/vorm te geven;
• Groot aanbod op het gebied van jouw ontwikkeling en vitaliteit via de GoudAcademie, zoals opleidingen, (online)trainingen, e-learnings, webinars, masterclasses en e-books;
• < 35 jaar? Sluit je aan bij ‘Jong Goud’ voor persoonlijke ontwikkeling en netwerkborrels.

Wil je graag sfeerproeven? Kijk dan op www.werkenvoorgouda.nl 

Salaris en contract

Het gaat om een functie voor 24-36 uur, waarbij we altijd met een contract voor een jaar starten. Het salaris is afhankelijk van opleiding en ervaring en betreft maximaal € 3.524, bruto per maand op basis van 36 uur per week (schaal 6, cao gemeenten oktober 2024). 

Voor een uitgebreide toelichting op ons ruime aanbod arbeidsvoorwaarden klik hier. Wil je graag sfeerproeven? Kijk dan op www.werkenvoorgouda.nl 

Enthousiast?

Wil je ook als #smaakmaker bij ons aan de slag? Solliciteer dan meteen via de button of het onderstaande sollicitatieformulier. We sluiten de vacature als we een nieuwe collega gevonden hebben.

Heb je vragen over de functie, wil je eens bellen of koffie drinken met een toekomstige collega? Neem dan contact op met Sharona van Es, Teamleider bestuurs- en managementondersteuning, via  06-40509282.

Voor meer informatie over het werken bij de gemeente Gouda of de wervingsprocedure kun je contact opnemen met Alexandra Snouck Hurgronje, recruiter afdeling HRM, via 06-43385523.

Sollicitatieprocedure:

Na de sluitingstermijn van de vacature krijg je zo snel mogelijk een reactie op jouw sollicitatie. Na een eerste selectie benaderen we de kandidaten voor een sollicitatiegesprek. We houden maximaal 3 sollicitatiegesprekken, deze gesprekken kunnen zowel fysiek als via Teams plaatsvinden. Eventueel maken we gebruik van een referentieonderzoek en/of (online) assessment. Ben jij onze #smaakmaker, dan krijg je nog een afrondend arbeidsvoorwaardengesprek. Van al onze nieuwe collega’s vragen we een verklaring omtrent gedrag (VOG).